De werkkostenregeling
De werkkostenregeling (WKR) is ingesteld om alle regels en wetten rondom vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers samen te voegen tot één regeling. Een onderwerp wat lastig blijft voor veel werkgevers. Want welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke zijn onbelast? In dit blog informeren wij je over de werkkostenregeling en de regels van de werkkostenregeling. Daarnaast brengen we je op de hoogte van de invloed van de WKR op incentivereizen en werkvakanties voor jouw organisatie.
De werkkostenregeling uitgelegd
Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling voor elke werkgever verplicht. Via de werkkostenregeling kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven, maar ook zaken vergoeden waar jouw werknemers privé iets aan hebben. Bijvoorbeeld het geven van een kerstpakket in december.
De vrije ruimte van de werkkostenregeling
Binnen de werkkostenregeling is er een vrije ruimte voor het geven van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan jouw medewerkers. Sinds 1 januari 2015 is de vrije ruimte vastgesteld op 1,2% van de loonsom van al jouw medewerkers. Kom je boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het extra bedrag een eindheffing betalen van 80%.
Vanaf 1 januari 2020 wordt de vrije ruimte van de werkkostenregeling verhoogd naar 1,7% over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Voor het bedrag boven de 400.000 euro blijft het percentage van 1,2% gelden. Dit is met name een voordeel voor MKB-bedrijven.
Voorbeeld:
Bij een totale loonsom van 600.000 euro zal over de eerste 400.000 euro het percentage van 1,7% gelden. In totaal kun je hierover 6.800 euro onbelast beschikbaar stellen. Over de overige loonsom van 200.000 euro zal 1,2% gelden. Hierover kun je 2.400 euro onbelast beschikbaar stellen. In totaal kom je op een onbelast bedrag van 9.200 euro.
Nihilwaarderingen van de WKR
Er zijn een aantal voorzieningen op de werkplek die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Voor deze voorzieningen geldt de nihilwaardering. Hier hoeft geen belasting over betaald te worden. Dit geldt echter alleen wanneer het gaat om loon in natura en niet om vergoedingen in geld. Voorbeelden van dit soort voorzieningen zijn:
- inrichting van de werkplek;
- koffie en thee op de werkplek;
- fitnessruimte op de werkplek;
- smartphones;
- werkkleding.
Voor een overzicht van alle loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt kun je kijken op de website van de Belastingdienst.
Gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling
Bepaalde vergoedingen gaan niet ten koste van de beschikbare vrije ruimte. Enkele voorbeelden zijn:
- abonnementen voor het openbaar vervoer;
- reiskostenvergoeding tot € 0,19 per kilometer;
- zakelijke overnachtingen;
- laptops;
- maaltijden bij overwerk en koopavonden;
- cursussen, seminars en opleidingen;
- kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland;
- verhuiskosten vanwege werk;
- vanaf 2020: het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).
Noodzakelijkheidscriterium van de WKR
Het noodzakelijkheidscriterium geldt voor bepaalde producten (gereedschap, tablets, smartphones etc.) die je als werknemer nodig hebt voor het werk. Deze goederen kun je belastingvrij geven.
Hoe is de werkkostenregeling van toepassing bij het organiseren van incentivereis of een werkvakantie?
Het organiseren van een incentivereis of een werkvakantie voor jezelf of voor jouw medewerkers is niet vrijgesteld van belasting. Ook hier zijn uitzonderingen op te maken. Wanneer een zakelijk karakter overheerst, kan de druk van de belasting omlaag worden gebracht. Neem je jouw werknemers mee naar een bedrijfsgerelateerde locatie voor een inspirerende workshop of meeting waarna een afsluitende borrel wordt georganiseerd? In dit geval kan dit gezien worden als kosten ter verbetering van de kennis en vaardigheden van de werknemers. Deze activiteit valt dan onder een gerichte vrijstelling.
De WKR en de administratie
Bij inzicht in de actuele gegevens van het bedrijf weet je hoeveel er (nog) besteed kunt worden in de vrije ruimte. Dit geeft inzicht in hoe de ruimte voor de werkkostenregeling optimaal benut kan worden. Wil je meer inzicht in jouw gegevens en de gevolgen van de werkkostenregeling? Dan adviseren wij je om contact op te nemen met jouw accountant.
Bovenstaand bericht is slechts informatief bedoeld. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de bovenstaande informatie.
