Thesharecation

Reizen als inspiratiebron voor creativiteit

We kennen het allemaal wel: je bent op vakantie en ineens popt er onverwachts een idee op in je gedachten waar je nog niet eerder op was gekomen. Je schrijft het snel op, maakt er een notitie van in je telefoon zodat je dit briljante idee niet kwijt raakt. Waarom ontstaat deze creativiteit toch altijd op de gekste momenten en plekken, zoals tijdens reizen? 

Creativiteit lijkt heel complex, maar hoe het ontstaat is eigenlijk vrij simpel. Er wordt niet voor niets gezegd dat de beste ideeën ontstaan op reis. Er zijn dan ook een aantal logische redenen te noemen waarom reizen de ideale inspiratiebron is voor creativiteit.

Een inspirerende bedrijfscultuur: hoe ontwikkel je die?

Succesvolle, vernieuwende bedrijven hebben een motiverende en open bedrijfscultuur. Er is ruimte voor ontwikkeling, voor eigen inbreng en medewerkers hebben hart voor de organisatie. Een sterke cultuur is dan ook één van de belangrijkste drijfveren voor duurzaam succes. Maar hoe creëer je zo’n inspirerende bedrijfscultuur? 

Creëer een sterk merkverhaal als branding tool

Een inspirerend merkverhaal is belangrijk voor ieder bedrijf. Een duidelijke boodschap maakt je als ondernemer en organisatie menselijk, sympathiek en geloofwaardig. De manier om je ondernemersverhaal te vertellen is door middel van storytelling. Jouw unieke story kun je vervolgens inzetten als reclame; bijvoorbeeld door een werkvakantie als branding in te zetten voor jouw bedrijf. 

Storytelling inzetten voor jouw bedrijf 

Storytelling is een vorm van communicatie waarbij je mensen – klanten, werknemers en andere belanghebbenden – verbindt. Het creëert openheid, vertrouwen en verbondenheid. Storytelling is niet alleen een geschikte manier om je marketingboodschap te verkondigen, het geeft je als ondernemer ook de kans om je eigen persoonlijke verhaal te vertellen en ambassadeurs te creëren. En hoe kun je dit beter doen dan door je werknemers mee te nemen op bedrijfsreis?

Op incentive of werkvakantie met je team?

Op reis gaan met jouw team kan een waardevol onderdeel zijn van het opbouwen en optimaliseren van je bedrijfscultuur. Het draagt bij aan het tot stand brengen van een betekenisvolle verbinding tussen je werknemers en jouw bedrijf. Dit kan door middel van een verrassende incentive of werkvakantie, maar ook door deel te nemen aan een productieve workation. 

Incentivereizen en workations (werkvakanties) zijn twee verschillende vormen van zakelijke reizen. De verschillen tussen incentivereizen en workations zitten vooral in de doelstelling(en) die je voor je bedrijf stelt en de balans tussen werk en vermaak. Wij lichten hierbij graag de verschillen toe, zodat wij jou handvatten kunnen bieden bij jouw keuze.  

Incentivereizen

Incentivereizen worden veelal ingezet als beloning. Deze beloningen worden in het vooruitzicht gesteld als bijvoorbeeld een bepaalde (zakelijke) doelstelling is behaald. Ook vinden incentivereizen vaak plaats ter viering van een jubileum. 

Incentives zijn met name gericht op vermaak en teambuilding, maar het is ook mogelijk om een incentive te combineren met een bedrijfsbezoek, evenement, meeting, beurs en het bezoek aan (een) branchegerelateerde locatie(s). 

Door de combinatie van bijzondere activiteiten, inspirerende locaties en het bevorderen van de teamspirit heeft iedere incentivereis een uniek karakter. Een incentive speciaal ontworpen voor jouw bedrijf is dan ook een ware beleving voor jou en je team.

Workations 

Workations zijn, zoals de naam doet vermoeden, een combinatie tussen ‘werk’ en ‘vakantie’.  De workation, ofwel werkvakantie, biedt een combinatie tussen het verrichten van werk en het ervaren van het ultieme vakantiegevoel.

Tijdens een workation verruil je jouw kantoor voor een aantal dagen voor een inspirerende, ongedwongen bestemming. Tijdens deze dagen kun je werken aan jouw dagelijkse taken en to-do’s. Tevens is er ruimte voor persoonlijke en zakelijke ontwikkeling, nieuwe inzichten en innovatie. Zo beschik je na een werkvakantie niet alleen over een dosis aan nieuwe ideeën, maar ook over heldere doelstellingen, doelgerichte taakverdeling en een schaalbaar business model. 

Werkvakanties kunnen volledig worden ingedeeld naar jouw wensen. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld 80% van de reis te werken aan zakelijke targets en 20% in te plannen voor vrije tijd en activiteiten gericht op bijvoorbeeld gezondheid en ontspanning. Je kunt tijdens de werkvakantie tijd reserveren voor georganiseerde workshops, masterminds, coachingsessies en bedrijfsbezoeken. Je hebt daarnaast ook voldoende tijd om te brainstormen met jouw teamleden, (sportieve) activiteiten te ondernemen en om de mooie bestemming te ontdekken. 

De werkkostenregeling

De werkkostenregeling (WKR) is ingesteld om alle regels en wetten rondom vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers samen te voegen tot één regeling. Een onderwerp wat lastig blijft voor veel werkgevers. Want welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke zijn onbelast? In dit blog informeren wij je over de werkkostenregeling en de regels van de werkkostenregeling. Daarnaast brengen we je op de hoogte van de invloed van de WKR op incentivereizen en werkvakanties voor jouw organisatie. 

De werkkostenregeling uitgelegd 

Sinds 1 januari 2015 is de werkkostenregeling voor elke werkgever verplicht. Via de werkkostenregeling kun je als werkgever onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven, maar ook zaken vergoeden waar jouw werknemers privé iets aan hebben. Bijvoorbeeld het geven van een kerstpakket in december.

De vrije ruimte van de werkkostenregeling

Binnen de werkkostenregeling is er een vrije ruimte voor het geven van onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan jouw medewerkers. Sinds 1 januari 2015 is de vrije ruimte vastgesteld op 1,2% van de loonsom van al jouw medewerkers. Kom je boven de grens van de vrije ruimte? Dan moet je over het extra bedrag een eindheffing betalen van 80%. 

Vanaf 1 januari 2020 wordt de vrije ruimte van de werkkostenregeling verhoogd naar 1,7% over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Voor het bedrag boven de 400.000 euro blijft het percentage van 1,2% gelden. Dit is met name een voordeel voor MKB-bedrijven.

Voorbeeld: 

Bij een totale loonsom van 600.000 euro zal over de eerste 400.000 euro het percentage van 1,7% gelden. In totaal kun je hierover 6.800 euro onbelast beschikbaar stellen. Over de overige loonsom van 200.000 euro zal 1,2% gelden. Hierover kun je 2.400 euro onbelast beschikbaar stellen. In totaal kom je op een onbelast bedrag van 9.200 euro. 

Nihilwaarderingen van de WKR

Er zijn een aantal voorzieningen op de werkplek die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Voor deze voorzieningen geldt de nihilwaardering. Hier hoeft geen belasting over betaald te worden. Dit geldt echter alleen wanneer het gaat om loon in natura en niet om vergoedingen in geld. Voorbeelden van dit soort voorzieningen zijn:

• inrichting van de werkplek;
• koffie en thee op de werkplek;
• fitnessruimte op de werkplek;
• smartphones;
• werkkleding.

Voor een overzicht van alle loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt kun je kijken op de website van de Belastingdienst.

Gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling

Bepaalde vergoedingen gaan niet ten koste van de beschikbare vrije ruimte. Enkele voorbeelden zijn: 

• abonnementen voor het openbaar vervoer;
• reiskostenvergoeding tot € 0,19 per kilometer;
• zakelijke overnachtingen;
• laptops;
• maaltijden bij overwerk en koopavonden;
• cursussen, seminars en opleidingen;
• kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland;
• verhuiskosten vanwege werk;
• vanaf 2020: het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).

Noodzakelijkheidscriterium van de WKR

Het noodzakelijkheidscriterium geldt voor bepaalde producten (gereedschap, tablets, smartphones etc.) die je als werknemer nodig hebt voor het werk. Deze goederen kun je belastingvrij geven.

Hoe is de werkkostenregeling van toepassing bij het organiseren van incentivereis of een werkvakantie?

Het organiseren van een incentivereis of een werkvakantie voor jezelf of voor jouw medewerkers is niet vrijgesteld van belasting. Ook hier zijn uitzonderingen op te maken. Wanneer een zakelijk karakter overheerst, kan de druk van de belasting omlaag worden gebracht. Neem je jouw werknemers mee naar een bedrijfsgerelateerde locatie voor een inspirerende workshop of meeting waarna een afsluitende borrel wordt georganiseerd? In dit geval kan dit gezien worden als kosten ter verbetering van de kennis en vaardigheden van de werknemers. Deze activiteit valt dan onder een gerichte vrijstelling.

De WKR en de administratie

Bij inzicht in de actuele gegevens van het bedrijf weet je hoeveel er (nog) besteed kunt worden in de vrije ruimte. Dit geeft inzicht in hoe de ruimte voor de werkkostenregeling optimaal benut kan worden. Wil je meer inzicht in jouw gegevens en de gevolgen van de werkkostenregeling? Dan adviseren wij je om contact op te nemen met jouw accountant. 

Bovenstaand bericht is slechts informatief bedoeld. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de bovenstaande informatie.